e-Arşiv Nedir? E-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Arşiv, faturaların dijital ortamda oluşturulmasını, saklanmasını ve ibraz edilmesini sağlayan bir uygulamadır. Bu sistem, vergi mükellefi olsun ya da olmasın, tüm müşterilere elektronik fatura kesme imkanı sunar. e-Arşiv faturası da Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenen bir belgedir ve kağıt fatura yerine geçer. GİB’in izin verdiği entegratörler, e-Fatura sistemleri veya interaktif vergi dairesi üzerinden e-Arşiv fatura başvurusu yapmak mümkündür. e-Arşiv sistemi, işletmelere hem maliyet hem de arşivleme açısından avantaj sunar.

e-Arşiv Nedir?

Yeni işletme açacak kişiler, “e-Arşiv nedir” sorusunun yanıtını merak eder. e-Arşiv, faturaların elektronik ortama taşınmasını, muhafaza edilmesini ve gerekli durumlarda ibraz edilmesini sağlayan bir sistemdir. Kağıt fatura yerine geçen faturaları elektronik ortamda güvenli ve yasal bir şekilde düzenleme süreci sağlayan e-Arşiv, fatura kesme süreçlerini kolaylaştırır.

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv sistemi sayesinde işletmeler, e-Arşiv fatura oluşturabilir. “e-Arşiv fatura” , dijital ortamda oluşturulan, saklanan ve ibraz edilen faturadır. e- Arşiv fatura kesme işlemi, vergi mükellefi olmayan kişilere ve e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmelere yapılabilir. GİB standartlarına uygun olan bu fatura türü, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

E-Arşiv ile E-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Dijitalleşmeyle birlikte pek çok belge elektronik ortama taşınarak işletmelere ve müşterilere kolaylık sağlamıştır. Ancak bu konuda e-Arşiv ve e-Fatura gibi birbirine benzeyen ancak birbirinden farklı olan sistemler sıkça karıştırılır. e- Fatura ve e-Arşiv arasındaki fark şunlardır:

• e-Fatura, yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir. e-Arşiv fatura ise bu sisteme kayıtlı olmayan kişi ve işletmelere de kesilebilir.
• e-Fatura, GİB üzerinden alıcıya iletilir. e-Arşiv Fatura ise işletme tarafından oluşturulur, saklanır ve gerektiğinde GİB’e raporlanır.
• e-Fatura, kapalı devre sistemlerle dijital olarak gönderilir. e-Arşiv fatura ise kağıt, e-Posta veya SMS olarak gönderilebilir.
• e-Faturanın kağıt baskısı alınmaz. e-Arşiv faturanın ise ihtiyaç halinde kağıt baskısı alınabilir.

e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Arşiv fatura kesmek istiyorsanız, öncelikle bu sisteme başvuru yapmalısınız. Bunun için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz: 

• e-Arşiv faturaya geçiş için GİB portalını, özel entegratör firmalarını veya kendi bilgi işlem sisteminizi kullanabilirsiniz.
• Vergi levhası, imza sirküleri ve faaliyet belgesi gibi gerekli belgeleri hazırlamalısınız.
• GİB’in resmi web sitesine girerek interaktif vergi dairesine ulaşabilir ve e-Arşiv fatura başvurusu yapabilirsiniz.
• Eğer özel bir entegratör aracılığıyla başvuru yaparsanız, sürecin daha hızlı olmasını sağlayabilirsiniz.
• GİB tarafından başvurunuz incelenir ve onaylandığında, sistem üzerinden e-arşiv fatura kesebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

e-Arşiv fatura nasıl kesilir diye merak ediyor olabilirsiniz. Bu işlem oldukça basittir. Aşağıdaki adımları izleyerek e-Arşiv fatura kesebilirsiniz: 

• GİB’in e-Belge portalı sayfasına veya özel entegratör firmanızın sistemine giriş yapın.
• Alıcı bilgileri, fatura tarihi, açıklama, ürün/hizmet detayları kısımlarını eksiksiz doldurun.
• Satış, iade veya diğer fatura türleri arasından seçim yapın.
• KDV, ÖTV vergilerinin doğru hesaplandığından emin olun.
• Girdiğiniz bilgileri kontrol ettikten sonra faturayı sistem üzerinden onaylayın ve düzenleyin.
• e-Arşiv faturayı çıktı olarak teslim edebilir, e-Posta veya SMS yoluyla iletebilirsiniz.
• Kestiğiniz e-Arşiv faturaları, saklama süresi boyunca dijital olarak arşivlemeniz ve belirlenen periyotlarda GİB’e raporlamanız gerekir.

Düzenlediğiniz e-Arşiv faturalarının doğruluğunu, geçerliliğini ve ödeme durumunu kontrol etmek için e- Arşiv sorgulama işlemi yapabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura İptal Süresi Ne Kadardır?

Kağıt faturada olduğu gibi e-Arşiv fatura da iptal edilebilir. Bu faturanın, düzenlendiği tarihten itibaren 7 gün içinde iptal edilmesi mümkündür. e-Arşiv fatura iptal süresi yasal olarak, ürünün verilmesi veya hizmetin verilmesinden sonraki ilk iş günü başlar.

e-Arşiv Fatura Hangi Durumlarda Kesilir?

e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere veya vergi mükellefi olmayan kişilere fatura kesilmesi gerektiğinde e-Arşiv fatura kullanılır. Perakende satışlarda günlük fatura tutarı, GİB’in belirlediği sınırı aşan işletmeler de e-Arşiv fatura düzenlemek zorundadır.

e-Arşiv Faturaları Kimlere Kesilmektedir?

e-Arşiv ve e-Fatura kimlere kesilir sorusunun yanıtını, özellikle işletme sahipleri merak eder. Bu faturalar, e-Fatura sisteminde kaydı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayan bireylere kesilir.

e-Arşiv Kimler için Zorunludur?

e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan ve belirli bir ciroyu aşan vergi mükelleflerinin e-Arşiv fatura kesmesi zorunludur. Perakende satış yapan işletmeler, belli tutarın üzerindeki satışlar için e-Arşiv düzenleme zorunluluğuna sahiptir.

e-Arşiv Mükellefleri Kimlerdir?

e-Arşiv mükellefleri arasında; e-Fatura sistemine kayıtlı olmayanlar, GİB’in belirlediği ciro sınırını aşan vergi mükellefleri ve perakende satış yapan işletmeler yer alır.

e-Arşiv Fatura Kullanım Avantajları

e-Arşiv Fatura kullanarak pek çok kolaylığa ve avantaja sahip olabilirsiniz. Bunlar:

• e-Arşiv Faturayı, dijital ortamda hazırladığınız için kağıt kullanımını azaltabilir ve çevre dostu olabilirsiniz.
• Baskı, kargo ve arşivleme gibi işlemlerden tasarruf edebilirsiniz.
• Faturaları, dijital ortamda hızlı bir şekilde alıcıya iletebilirsiniz.
• e-Arşiv Faturaları, GİB onayladığı için yasal geçerliliği vardır. 
• Faturaları dijital ortamda saklayabilir, kolayca erişebilir ve güvenle arşivleyebilirsiniz.
• Faturaları anında oluşturup gönderebilir, manuel işlemlerden kaçınabilir; böylece zaman tasarrufu yapabilirsiniz.

e-Arşiv faturalar, dijitalleşen iş dünyasında işletmeler açısından önemli kolaylıkları ile öne çıkar. Maliyetlerinizi düşürmek ve iş süreçlerinizi hızlandırmak için siz de Vakıf Katılım p@ket ile e-Arşiv faturaya geçebilirsiniz.